Conception des supports de communication pour les “Sorties Coup de Cœur” du Musée en Musique
En complément de sa programmation musicale, le Musée en Musique organise chaque année des voyages culturels réservés à ses adhérents, appelés “Sorties Coup de Cœur”.
Ces excursions, organisées en France ou en Europe, permettent aux participants d’assister à divers événements culturels tels que des opéras, des spectacles de théâtre, des concerts ou des visites culturelles ou activités extérieures.
Dans ce contexte, ma mission consistait à concevoir les supports de communication et d’organisation nécessaires à ces sorties, afin de présenter les différents voyages proposés aux adhérents, structurer les informations logistiques, accompagner les participants dans la préparation de leur séjour.
Les principaux objectifs étaient :
- concevoir un dépliant de présentation des sorties,
- réaliser un dossier de voyage détaillé pour la dernière excursion de la saison 2024-2025,
- organiser les informations pratiques nécessaires au bon déroulement des séjours
Conditions de réalisation
Mission réalisée principalement en autonomie, avec des échanges réguliers avec l’équipe afin de valider les informations relatives aux séjours et aux supports de communication.
Collective
Activités concernées
□ Activité 1 – Veille créative et technologique au service de la demande
□ Activité 2 – Création de contenus et de solutions de communication
□ Activité 3 – Production et diffusion des solutions de communication
□ Activité 5 – Contrôle et évaluation des solutions de communication
Logiciels et outils utilisés
Microsoft Excel : création de tableaux de suivi et d’organisation des voyages (planning, informations logistiques, gestion des participants).
Adobe InDesign : conception graphique et mise en page des supports de communication imprimés.
Instagram et Facebook : diffusion de contenus pour valoriser et relayer les sorties organisées.
Brevo : création et envoi d’une newsletter digitale destinée aux adhérents.
WordPress : mise à jour du site internet et intégration des informations liées aux sorties.
Productions réalisées
Dans le cadre de cette mission, j’ai conçu plusieurs supports permettant de présenter et organiser les sorties culturelles destinées aux adhérents :
- Dépliant de présentation des Sorties Coup de Cœur
- Dossier de voyage détaillé destiné aux participants de la dernière sortie de la saison 2024-2025
Ces documents avaient pour objectif de communiquer les informations essentielles et d’accompagner les participants dans l’organisation de leur séjour.
Un petit résumé par activité :
Activité 1 – Dans un premier temps, j’ai réalisé plusieurs tableurs Excel permettant de centraliser et organiser l’ensemble des informations liées aux voyages.
Ces documents concernaient :
- cinq sorties prévues pour la saison 2025-2026,
- une sortie organisée en cours de saison.
Chaque tableur comportait plusieurs onglets permettant de structurer les informations :
- déroulé détaillé du séjour jour par jour
- informations concernant les adhérents participants
- gestion des chambres d’hôtel
- organisation des activités prévues
- informations logistiques nécessaires au voyage.
Cette étape m’a permis de structurer l’ensemble des données nécessaires avant la conception des supports de communication.
Activité 2 – Une fois les informations collectées, j’ai rédigé et structuré les contenus destinés aux supports de communication.
Pour cela, j’ai utilisé des documents Word de travail permettant de regrouper :
- les présentations des destinations,
- les descriptions des activités culturelles,
- les informations pratiques pour les participants,
- les éléments rédactionnels destinés au dépliant et au dossier de voyage.
Cette phase de rédaction a permis de préparer des contenus clairs et adaptés à un public d’adhérents, en mettant en avant les aspects culturels et l’organisation du séjour.
Activité 3 – Après validation des contenus, j’ai réalisé la mise en page des supports de communication à l’aide du logiciel Adobe InDesign.
Les documents conçus comprenaient :
- un dépliant de présentation des Sorties Coup de Cœur,
- un dossier de voyage détaillé destiné aux participants.
Lors de cette étape, j’ai notamment :
- structuré les informations afin de faciliter la lecture et la compréhension,
- intégré les visuels et éléments graphiques,
- organisé les contenus pour rendre les documents clairs et attractifs,
- adapté la mise en page au format des supports.
Ces supports avaient pour objectif de garantir une information claire et accessible pour les participants aux voyages.
Activité 4 – Cette activité n’a pas été mobilisée dans le cadre de cette mission, car les supports réalisés ne nécessitaient pas de gestion directe avec des prestataires externes.
Activité 5 – Une analyse des performances des contenus diffusés sur les réseaux sociaux a été réalisée à l’aide de Meta Business Suite.
Cette analyse portait notamment sur :
- la portée des publications,
- le nombre d’interactions (likes, commentaires, partages),
- l’engagement des abonnés sur les contenus diffusés lors des sorties.
Ces indicateurs permettent d’évaluer l’intérêt du public pour ce type d’événements et d’adapter les futures actions de communication.
Bilan final
Cette mission m’a permis de participer à la communication et à l’organisation d’événements culturels destinés aux adhérents d’une structure culturelle.
Contrairement au projet précédent lié à la présentation de la saison, cette mission s’inscrivait dans un calendrier légèrement moins contraint, même si le dossier de voyage devait impérativement être finalisé avant le départ du 18 juin.
La principale difficulté rencontrée provenait du fait que je réalisais plusieurs missions en parallèle, notamment la mise à jour du site internet, ce qui demandait une bonne gestion du temps et de l’organisation. Cela pouvait parfois entraîner des confusions dans les informations à intégrer dans les supports.
Cependant, cette expérience m’a permis de développer mes compétences en mise en page et en structuration de documents d’information, notamment grâce à l’utilisation régulière d’Adobe InDesign.
J’ai également pris conscience de l’importance de :
- bien structurer les informations en amont,
- organiser les contenus pour un public précis,
- vérifier rigoureusement les données logistiques.
Concernant mes axes d’amélioration, je pourrais renforcer :
- mon travail de veille et de recherche en amont,
- la conservation et la traçabilité de mes sources,
- l’organisation de mes notes et documents préparatoires.
Malgré ces points d’amélioration, cette mission m’a permis de mieux comprendre les enjeux de communication liés à l’organisation d’événements culturels et de voyages pour un public d’adhérents.
